Riordinare l’ufficio per lavorare in modo efficiente

In un’epoca in cui la digitalizzazione sembra imporsi in modo irresistibile in ogni ambito, ci sono comunque aziende che continuano ad operare anche gestendo le informazioni in modo tradizionale.

 
I dati sono fondamentali per ogni business

Partiamo da un presupposto che non si può smentire: per ogni azienda, il patrimonio più importante è quello delle informazioni che riguardano i propri affari. A prescindere da come siano conservate – ad esempio in un comodo schedario da ufficio oppure in formato digitale sul cloud – queste informazioni sono quanto di più prezioso abbiano a disposizione per lavorare. Non è possibile prescindere da una corretta elaborazione e conservazione dei dati, perché anche le leggi prevedono delle chiare condizioni per svolgere in modo corretto le proprie attività imprenditoriali. Per quanto il trend attuale sia quello di “smaterializzare” ogni dato – tanto nella vita privata quanto in quella lavorativa – non è detto che una soluzione di questo tipo sia sempre quella più indicata. In primo luogo, infatti, bisognerebbe sempre tenere presente che la facilità di fruizione dei dati deve venire sempre prima di ogni altra considerazione, perché il proprio modello di business non deve essere adattato necessariamente alle tendenze, a meno che queste non siano determinanti per la sua sopravvivenza. Una piccola attività che si rivolge ad una particolare clientela, che non ha esigenze di digitalizzazione a tutti i costi, dovrebbe anteporre valutazioni di altro tipo nella scelta di soluzioni strategiche per la gestione delle informazioni. Ecco perché uno schedario, sebbene all’apparenza in controtendenza netta rispetto alla digitalizzazione, resta pur sempre una valida soluzione in quelle attività in cui si conservano per esempio dei dossier dedicati ai clienti.

 
Soluzioni all’avanguardia o tradizionali?

Ad una domanda come quella del titolo del paragrafo, non è facile offrire una risposta univoca: soprattutto, come già detto nelle righe precedenti, se nelle scelte di politica aziendale ci si lasciasse guidare dai trend anziché da considerazioni oggettive che riguardano le proprie peculiarità. Prendiamo un esempio molto comune: uno studio medico che si occupa di erogare trattamenti a pazienti anziani, magari per patologie particolari. A partire dall’analisi delle esigenze della persona, passando per l’eventuale serie di test e riscontri di laboratorio, per giungere alle diagnosi, è facile comprendere come il costante contatto con il paziente sia una caratteristica imprescindibile del lavoro. Ora, per quanto siano sempre di più le persone della terza età che abbiano scoperto il pragmatismo e la comodità della digitalizzazione, non tutte quante aderiscono necessariamente ad un modello di gestione delle proprie esigenze mediche basato su documenti digitali. Per un consulto veloce in uno studio, quindi, non c’è nulla di meglio da fare che organizzare uno schedario con tutti i fascicoli cartacei dei pazienti che desiderano una comunicazione in questo formato, in maniera tale da poter individuare subito le informazioni utili. Del resto, soprattutto in un ambito delicato qual è quello della medicina, la considerazione delle necessità della persona deve venire prima di ogni altra valutazione che riguardi l’adozione di soluzioni tecnologiche più o meno all’avanguardia e utili per il proprio business.

 
Scegliere sempre il miglior modello per il proprio ufficio

Per quanto le opzioni disponibili per la gestione delle informazioni siano sostanzialmente due, non è detto che si possano adottare delle risposte ibride, commisurate cioè alle necessità di far convivere le esigenze differenti delle persone. Alla base di ogni attività ci può essere ovviamente un sistema di raccolta, gestione ed elaborazione dei dati in formato digitale, ma che viene poi affiancato anche da una conservazione di parte degli stessi anche sulla tradizionale carta. Solo in questo modo è possibile operare davvero in una logica produttiva, senza inutili contrapposizioni tra coloro i quali sostengono la modernità e, altri, che difendono a spada tratta i modelli tradizionali di lavoro.